Moderne werkplek

Inhoud delen met Teams

We werken steeds meer vanuit huis en de virtuele Teams-vergadering zal aanhouden, ook wanneer Corona op z’n retour is. De populaire Microsoft app heeft het afgelopen jaar een enorme vlucht genomen. Ondanks het gebruiksvriendelijke karakter krijgen we toch regelmatig vragen over Teams. In dit blog zullen we één van de meest gestelde vragen beantwoorden: ‘hoe deel ik inhoud met Microsoft Teams? Zo moeilijk is dat toch niet, zul je je misschien afvragen? Toch moet je maar net weten welke opties er zijn. Inhoud delen met Teams kan namelijk op verschillende manieren. Of je nou in een 1-op-1 vergadering zit, of met compleet elftal aan de slag gaat. 4 opties zullen we toelichten in dit blog. Daarnaast geven we tips over hoe je op een veilige, verantwoorde manier informatie deelt met anderen. Zowel met interne als externe deelnemers.
Inhoud delen in een Teams vergadering doe je via het icoontje inhoud delen. Daarna krijg je 4 opties voorgeschoteld:
  • Bureaublad;
  • Venster;
  • PowerPoint;
  • Whiteboard.

Alles op je scherm tonen met 'bureaublad delen'

Met de optie ‘bureaublad’ deel je direct alle vensters met andere deelnemers van de vergadering. Wees er wel van bewust dat andere deelnemers nu álles zien. Dus ook de tabbladen van je browser die nog open staan voor privégebruik. Een radiospeler die Duitse Schlagermuziek draait of een virtueel, dapper bestaan in ‘World of Warcraft’ kan interessante gespreksstof opleveren. Zo leren collega’s je wel écht kennen natuurlijk. Dit zijn nog vrij onschuldige voorbeelden, maar er zijn ook tal van situaties te bedenken waarin je liever niet alles toont. Een open tabblad van een vacaturewebsite – wanneer jij na jarenlange trouw toch eens verder kijkt – is waarschijnlijk niet iets wat je graag aan de grote klok hangt.

Check, check, dubbel check

Dus, kies je voor ‘bureaublad delen’, check dan eerst of er geen vensters open staan die je absoluut niet wilt tonen aan de rest!

Tip!
Werk je met 2 of meer beeldschermen? Verplaats dan alle vensters naar één beeldscherm en deel een beeldscherm dat leeg is. Sleep nu pas de vensters die je wilt tonen naar het lege beeldscherm. Dan weet je zeker dat er geen privézaken stiekem meeliften.

Venster delen

Wees dus voorzichtig met de optie bureaublad delen en kies – waar mogelijk – voor de optie ‘venster delen’. Hiermee toon je slechts 1 venster of document. Zo houd je de rest van je scherm voor jezelf en voorkom je nare verassingen.

PowerPoint bestanden

Bij presentaties denk je misschien aan volle (kantoor)ruimtes waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Toch vraagt deze tijd om een andere benadering, waarbij we zoveel mogelijk vanuit huis werken. Deel vanuit Teams ook PowerPointpresentaties. Vanaf SharePoint, Onedrive of lokaal vanaf je pc. Zo geef jij toch die spetterende presentatie, maar dan virtueel. Met de ‘aangepaste lay-outs voor vergaderingen’ update die binnenkort live gaat, toon je zelfs jouw eigen video feed op de voorgrond van de slides. Zo krijgt jouw presentatie nog meer een persoonlijk tintje.

In real-time samenwerken op een whiteboard

Brainstormen, notities en schetsen maken met het hele team? Kies dan voor ‘whiteboard delen’. Alle deelnemers kunnen nu in real-time aan de slag op het whiteboard scherm. Schetsen, tekenen, kladden, kliederen; geef je creatieve geest de ruimte. Eigenlijk net zoals vroeger op kantoor, alleen dan digitaal.

Besturing overgeven

Het is voor veel mensen ondenkbaar: de controle uit handen geven. Toch kan dit voordelen opleveren wanneer je vensters deelt met Teams. Loop jij vast op een ingewikkelde applicatie, maar weet een collega hier wel raad mee? Kies dan voor ‘besturing overgeven’ en selecteer deze collega. Eigenlijk een soort hulp op afstand. De kastanjes worden voor jou uit het vuur gehaald en daarna pak je de controle weer terug. Dit kan op elk moment.

Besturing aanvragen
Het kan trouwens ook andersom. Andere deelnemers kunnen een verzoek indienen via ‘besturing aanvragen’. Je kan dit verzoek weigeren of accepteren. Ook hiervoor geldt dat je de leiding op elk moment weer kan overnemen.

Tips voor inhoud delen met Teams

• Wees ervan bewust wat je met wie deelt. Kies je voor bureaublad delen? Check dan eerst of er geen zaken zichtbaar zijn die je absoluut niet wilt delen;
• Waar mogelijk, gebruik de optie ‘venster delen’. Zo krijgen deelnemers alleen dat venster te zien en niet per ongeluk andere (privé)informatie;
• Deel je ook met externen? Check dan eerst of je geen informatie deelt die niet is bedoeld voor mensen buiten je organisatie;
• Werk je met 2 of meer beeldschermen? Verplaats dan alle vensters naar één beeldscherm en deel een beeldscherm dat leeg is. Sleep nu pas de vensters die je wilt tonen naar het lege beeldscherm;
• Heb je een presentatie voorbereid met audio of video? Deze fragmenten stream je direct naar andere deelnemers van de vergadering. Kies voor ‘inhoud delen‘ en activeer ‘computer geluid‘;
• Geef je de besturing over aan een andere deelnemer? Doe dit alleen met personen die je vertrouwt.

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter