Moderne werkplek

Haal meer uit jouw PowerPoint presentatie

PowerPoint gaat al een tijdje mee, maar is nog steeds onmisbaar in ons kantoorleven. Het is nu eenmaal een hele fijne en uitgebreide applicatie om projecten, resultaten en onderzoeken te presenteren. Toch kennen veel mensen alleen de basisfuncties. En dat is jammer, want PowerPoint blijft ontwikkelen en uitbreiden en is op en top gebruiksvriendelijk. Aan de hand van een aantal tips laten we je graag zien dat PowerPoint dé applicatie is om visueel aantrekkelijke presentaties mee vorm te geven. Lees snel verder!

1. PowerPoint stockfoto's

Het is een hele klus om zelf geschikt beeldmateriaal voor je presentatie te vinden. Vaak zijn er maar weinig rechtenvrije foto’s te vinden online en kom je al gauw uit op betaalde stockfoto websites. Hier heeft PowerPoint gelukkig iets op bedacht: een uitgebreide collectie gratis stockfoto’s, zoals achtergrondafbeeldingen, foto’s van personen, maar ook gelikte illustraties. Je vindt ze onder Invoegen – Afbeeldingen – Stockafbeeldingen. Je kunt gebruik maken van de zoekfunctie of afbeeldingen zoeken via de verschillende categorieën. Geen geschikte afbeeldingen gevonden? Kijk dan even bij Afbeeldingen – Onlineafbeeldingen of je hier iets tegenkomt. Hier vindt je rechtenvrije afbeeldingen van de Bing zoekmachine.

Tip: kijk ook eens bij ‘uitgeknipte personen’ als je een persoon wilt toevoegen aan je slides. Van kantoorklerk tot kinderen of ouderen, voor iedere presentatie een passend persoon.

2. Geen inspiratie? Gebruik ontwerpideeën!

Weg met die saaie standaard opmaak, PowerPoint heeft een mooie feature waarmee jij prachtige ontwerpen maakt zónder enige ontwerp skills. Deze functie kun je trouwens meteen al testen als je bij tip 1 een stockafbeelding hebt gekozen. Via Ontwerpen – Ontwerpideeën (rechts in beeld) Rechts in beeld onder ‘ontwerpideeën’ toont PowerPoint een aantal designopties waarin je de gekozen afbeelding kunt gebruiken. Handig, want dat scheelt weer een hoop tijd.

3. Vloeiende overgangen

Waarom zou je een nieuwe slide in één keer tonen als dit ook met een mooie, vloeiende overgang kan? Een beetje extra ‘sjeu’ kan nooit kwaad. Je kan deze overgang toepassen op je hele slide, maar ook enkel op bepaalde elementen. Bijvoorbeeld een grafiek, een logo of een ander beeldelement. PowerPoint heeft een toffe feature waarmee het geselecteerde item wordt verplaatst op het moment dat de dia in beeld komt. Een van de coolste overgangen heet ‘morphen. Met dit overgangseffect kun je afbeeldingen of elementen in elkaar laten overvloeien of verschuiven. Denk bijvoorbeeld aan een (bedrijfs)logo dat groter wordt of een grafiek die beweegt naar de voorgrond en wordt uitvergroot. Zeker een aanrader om overgangen te verwerken in je presentatie. Hoe? Kopieer de dia waarop je objecten wil verschuiven, vergroten of op een andere manier wilt laten bewegen en maak op deze nieuwe dia de aanpassingen op de objecten.

Daarna selecteer je vanuit het tabblad ‘Overgangen’ voor het overgangseffect ‘Morphing’ en kan je met de previewknop linksboven in het menu een voorbeeld zien van de overgang.

4. Interactie met QR-codes

Je geeft een presentatie aan een grote groep mensen en je wil graag met ze in contact blijven. Dus wil je ze na afloop overtuigen om contact op te nemen met de sales afdeling om, hun gegevens achter te laten of om zich aan te melden voor een training. Dat kan vanaf nu heel eenvoudig: PowerPoint heeft namelijk de mogelijkheid om QR-codes toe te voegen aan slides. Jouw luisteraars kunnen deze codes scannen met een mobiel apparaat. Een ontzettend handige feature die je volledig kunt personaliseren. Zo kies je de bestemming e-mailadres, website, locatie op de kaart, telefoonnummer, etc.), de kleur van de code aanpassen en bepaal je zelf hoe groot de code in beeld komt. De code in je presentatie is scanbaar voor alle mobiele apparaten én jij laat zien dat jouw bedrijf meegaat met de tijd.

Code invoegen? Dat doe je als volgt: ga naar invoegen. Klik op Invoegtoepassingen downloaden en zoek op ‘qr4office’, klik op ‘toevoegen’ en vervolgens op ‘doorgaan’.. Na het downloaden verschijnt het personalisatie menu rechts in je scherm; hier kun je de bestemming, kleur en grootte van de QR-code naar wens aanpassen en de code invoegen.

5. Geen zin om te typen? Spreek je boodschap in!

Typen doen we natuurlijk al genoeg als we aan het werk zijn. Gelukkig kan je met PowerPoint ook tekst inspreken; handsfree presentaties in elkaar draaien noemen we dat! Hoe het werkt? Voeg een tekstvak in (oké, deze stap is niet handsfree), ga met je muis in het tekstvak staan klik via het tabblad ‘Start’ op ‘Dicteren’ (rechts) en kies vervolgens Nederlands. Wacht tot PowerPoint er klaar voor is en spreek de tekst in die je in je tekstvak wilt hebben. Vergeet niet je leestekens uit te spreken zoals “komma” of “punt”, anders kun je alsnog gaan typen.

Benieuwd naar hoe wij jouw werkdag nog efficiënter kunnen maken? Neem gerust contact met ons op.

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter