Moderne werkplek

Een live event organiseren met Teams

Wellicht heb je het al eens voorbij horen komen, of er zelfs aan deel genomen: ‘live events’ in Teams. Een mooie Teams feature waarmee je een presentatie of webinar live kunt delen met een groep mensen. Maar hoe gaat dat in z’n werk? Welke opties heb je? We leggen het je graag uit.

Wat is een live event in Teams?

Het type live event waar we het vandaag over hebben is eigenlijk een uitgebreide versie van een digitale vergadering in Teams. Je kunt namelijk met Teams een live event plannen en erin presenteren. Daarbij kun je het event ook opnemen en later terugkijken. Handig voor collega’s die niet aanwezig waren. Het is dan alleen geen ‘live’ event meer…Om verwarring te voorkomen: Live events in Teams heet in de Nederlandse versie – die jij waarschijnlijk gebruikt – ‘live gebeurtenissen’.

Hoe organiseer je een live event in Teams?

Het organiseren van een live event is niet lastig, je hebt er alleen wel minimaal een E1 licentie voor nodig als je er één wilt organiseren. Check even of bij jouw organisatie of administrator of je hierover beschikt. Hoe het werkt? Je gaat naar de kalenderweergave in Teams en klikt (rechts bovenin) op ‘nieuwe vergadering’. Er verschijnen 2 keuzes: plan vergadering meeting of live event. Kies voor live event. Je ziet nu een menu waarin je verschillende zaken in kunt vullen. Denk aan de datum, de tijd en de taakverdeling. Huh? Yes, een live event is niet zomaar iets. Je moet namelijk twee rollen indelen: wie wordt de producent? En wie wordt de presentator? Je kunt trouwens ook beide rollen zelf aannemen. Ideaal voor de multi-taskers onder ons.

Verschillende rollen

Net als bij echte opnames, werkt Teams Live Events met verschillende rollen. Waar je op een echte opnameset te maken hebt met een producent, regisseur, cameraman, acteurs, etc, houdt live events het simpel met 2 rollen: producent en presentator. Meerdere personen kunnen trouwens deze rollen aannemen. De producent is verantwoordelijk voor de kijkervaring van deelnemers. Deze persoon geeft aan wanneer het event start en stopt, welk scherm er wordt getoond en bepaalt de indeling. De presenter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de inhoud. Hij/zij deelt zijn scherm, maar ook audio of video. Verschil met een ‘gewone vergadering’? De producent kan de presentatie ‘live’ brengen. Verder is deze persoon ook verantwoordelijk voor het beheer van de Q&A (questions & answers) omgeving. Later meer over Q&A.

Wie is jouw publiek?

Heel belangrijk: wanneer je een Teams Live Event aanmaakt, dan dien je ook aan te geven voor wie het event toegankelijk is. Dit doe je in het menu ‘machtigingen voor live gebeurtenis’. Je hebt 3 opties:

  • Personen & groepen (jouw team of afdeling bijvoorbeeld)
  • Hele organisatie (Personen hebben wél een inlog nodig)
  • Openbaar (iedereen kan deelnemen, geen inlog nodig)

Je kunt in dit scherm ook aangeven voor wie de opnames van het live event beschikbaar zijn. Alléén voor de makers (producent en presenter) of voor alle deelnemers? Let op: de optie om live events op te nemen staat standaard aan. Wil je dit niet, dan dien je deze vooraf uit te schakelen.

Hoe organiseer je een Q&A in je live event?

Wanneer je in Teams een live event organiseert, dan krijg je in het menu ‘bronnen voor live gebeurtenis’ een aantal opties te zien die je kunt selecteren. Eén van de features die je aan kunt klikken is Q&A report. Let op: je dient hiervoor wel in het bezit te zijn van een uitgebreid Office365 pakket (E3 of hoger) en deze optie moet ingeschakeld zijn door jullie Teams administrator.

Hoe open ik als spectator een Q&A in Teams?

Wanneer je ‘spectator’ bent en je graag een vraag wilt stellen, dan open je rechts in het scherm het icoon Q&A. Dit icoon is overigens alleen zichtbaar wanneer de organisator dit heeft ingesteld.

We gaan ervan uit dat dit het geval is. Je ziet dan in de Q&A een balk waarin je je vraag kunt stellen; privé of publiekelijk. Wanneer de organisator je vraag beantwoordt, krijgt hij of zij óók de optie om dit publiekelijk (voor iedereen zichtbaar) of privé (alleen voor jou) te doen.

Grappige extra feature: de organisator en alle deelnemers kunnen jouw vraag ook ‘liken’ met het duimpje omhoog icoon. Handig om te laten weten dat het een goede vraag is of dat je deze gezien hebt.

Meer vragen over live events in Teams?

We hopen je hiermee wat meer op weg geholpen te hebben in de wondere wereld van Microsoft Teams. Mocht je hier meer uitleg over nodig hebben of gewoon eens willen sparren over Office365 apps, vul gerust het contactformulier in op onze website. Onze Office 365 specialisten helpen je graag verder!

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter

Moderne werkplek

Een live event organiseren met Teams

Wellicht heb je het al eens voorbij horen komen, of er zelfs aan deel genomen: ‘live events’ in Teams. Een mooie Teams feature waarmee je een presentatie of webinar live kunt delen met een groep mensen. Maar hoe gaat dat in z’n werk? Welke opties heb je? We leggen het je graag uit.