Moderne werkplek

Een externe uitnodigen met Teams

Vergaderen in Teams, dat is dagelijkse prik. Niet alleen met collega’s, maar ook met externe partijen, zoals klanten, ZZP’ers, leveranciers, enz. Een externe uitnodigen binnen Teams is niet ingewikkeld. De manier waarop dit gebeurt is dan ook niet echt een probleem. Veel belangrijker is dat jouw organisatie vooraf goed nadenkt over een aantal zaken. Wanneer iedereen zonder afspraken en spelregels zomaar externen uitnodigt, is dat vragen om problemen. Zorg dat jouw organisatie hier goed over nadenkt, voordat alle sluizen opengaan. Wat je allemaal moet regelen om op een veilige manier een externe uit te nodigen met Teams, zullen we kort toelichten.

Gebruik labels

Niet alle Teamskanalen zijn bedoeld om externen uit te nodigen. Er kunnen bestanden zijn die je liever niet aan iedereen laat zien, maar misschien is het wel belangrijk voor externen om de “big picture” in te zien. Hiervoor kun je beveiligingslabels, ook wel tags genoemd, gebruiken. Wanneer gebruik je labels? Interne teams zijn bedoeld om in te werken met personen binnen jouw organisatie. Deze geef je het label dat externen uitnodigen niet toegestaan is. Bij externe teams geef je juist het label die dit wél toestaat. Labels of geen labels, gasten uitnodigen moet wel geactiveerd zijn in de Teams instellingen, anders gaat het sowieso niet werken. Als dit niet het geval is, kan een administrator dit alsnog toestaan. 

Afspraken en spelregels

Een spel zonder regels betekent chaos. Het speelveld ligt open en iedereen kan gewoon z’n gang gaan. En dat is niet de spelvorm die we zoeken, want werken in Teams is een serieuze aangelegenheid. Leg daarom afspraken en spelregels vast. Als externen uitnodigen is toegestaan, kan elk teamlid in principe ‘gasten uitnodigen’. Een stukje hiërarchie hierin is wel wenselijk. Iemand moet ten slotte de eindverantwoordelijk nemen, zeker als er toch iets misgaat. Leg daarom de verantwoordelijk neer bij de eigenaar van een Team. Een eigenaar bepaalt wanneer teamleden gasten mogen uitnodigen of houdt dit privilege puur voor zichzelf.

Maak ook afspraken op het gebied van data delen. Zorg vooraf dat iedereen weet hoe Teams werkt en welke documenten en informatie extern gedeeld mogen worden. Het delen van data met externen is weer een apart hoofdstuk, wat verder gaat dan alleen Teams.  Stel voor externen een MFA (Multi-Factor Authenticatie) in, zodat ze eerst minimaal 2 stappen succesvol moeten doorlopen. Daarmee bewijzen ze dat ze wel écht de persoon zijn die je wilt uitnodigen en geen ongenode gast.

Externe uitnodigen en verwijderen

Wanneer jouw organisatie goed heeft nagedacht over afspraken en spelregels om externen uit te nodigen, is het eindelijk zover. Je kan nu veilig een gast uitnodigen in jouw Teams vergadering. Hoe? Op precies dezelfde manier als dat je een ‘gewone’ interne gebruiker toevoegt aan een Team. Is het tijd om afscheid te nemen van een externe? Vergeet deze dan niet weer te verwijderen uit Teams. 

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter