Moderne werkplek

Beginners guide voor Microsoft Teams

Virtueel vergaderen met Microsoft Teams
Online vergaderen met Microsoft Teams maakt uw werkdag en dat van uw collega’s een stuk eenvoudiger. Digitaal vergaderen op afstand, zonder rekening te hoeven houden met de 1,5 meter afstand op kantoor. Dat noemen we nou pragmatisch. Onze wereld verandert en de verschuiving naar meer vanuit huis werken en vergaderen zal ook niet zomaar verdwijnen, zelfs niet wanneer Corona eenmaal op z’n retour is. Ook al kunnen we natuurlijk niet wachten om onze collega’s weer in real-life te zien. Al is het maar om even lekker te roddelen. Tot het zover is, vergaderen we massaal op afstand en daar gebruiken we natuurlijk Microsoft Teams voor.

Veelgestelde vragen over vergaderen met Teams
Teams biedt een uiterst gebruiksvriendelijke vergaderervaring. Toch krijgen we regelmatig vragen binnen over bepaalde features. Teams heeft namelijk zeer veel mogelijkheden en vaak leiden er meerdere wegen naar Rome. Speciaal voor u en uw collega’s, zullen we in dit blog een aantal veel gestelde vragen over vergaderen in Teams beantwoorden. Zo kent uw vergadering een vliegende start!

Om alvast een kleine indruk te geven wat er zoal mogelijk is binnen Teams:
• U kunt teamleden en externen uitnodigen.
• U kunt uw scherm delen tijdens de vergadering.
• U kunt de vergadering  opnemen (handig voor de vakantiegangers).
• U kunt real-time documenten delen en bewerken.

5 veelgestelde vragen over werken met Microsoft Teams:

1. Hoe start ik een vergadering in Teams?
Een vergadering starten in Teams kan op verschillende manieren:
Vergadering inplannen voor een later tijdstip
Op een later moment vergaderen? Plan dan een vergadering in via het tabblad ‘agenda’. Geef vervolgens de vergadering een titel, selecteer een datum/tijdstip, kies uw deelnemers en verstuur uitnodigingen. De vergadering wordt automatisch opgeslagen in de Agenda van deelnemers. Tenminste, als ze de vergadering accepteren via -> deelnemen: ‘ja’.

Vlak voor aanvang krijgt iedereen nog een geheugensteuntje dat het bijna zover is. U kunt gewoon vanuit de Agenda (in Outlook of in Teams) de vergadering bijwonen door op ‘deelnemen’ klikken. U wordt nu doorgestuurd naar de vergadering in Teams. Als de rest nog niet zover is, krijgen zij een bericht dat u op ze wacht. Via een vergelijkbare weg plant u ook een vergadering direct vanuit de Outlook Agenda, zonder de Teams app te openen is. Navigeer boven in de menubalk van Outlook naar Home -> ‘Nieuwe teams-vergadering’. De link om de vergadering te accepteren wordt onderaan de mail geplakt. Dus, versturen maar!

Direct een vergadering starten vanuit de Agenda
Een vergadering inplannen doet u dus via het tabblad ‘agenda’. Hier kunt u ook spontaan een vergadering starten, door rechtsboven op ‘nu vergaderen’ te klikken!

Start een vergadering vanuit de chat
Een videogesprek kan ook spontaan worden gestart, rechtstreeks vanuit een 1-op-1 of groepschat. Dit kan met iedereen binnen uw Teams, maar ook met andere leden van uw organisatie; zónder daarbij een vergadering in te plannen. Deze gesprekken zijn 100% privé en niet te raadplegen in een teamgesprek door teamleden die niet deelnamen aan de meeting. Vermeldingen van deze gesprekken zijn wel zichtbaar in het chatgesprek.

Korte uitleg: Selecteer het tabblad ‘chat’ en kies een bestaand chatgesprek of start een ‘nieuwe chat’ via het icoontje om een gesprekspartner toe te voegen. Dit kan een collega zijn, maar ook iemand van buiten de organisatie; een externe. Nu verschijnen rechtsboven 2 opties om een gesprek te starten:
– video gesprek
– of audio gesprek

Gebruik het algemene zoekveld van Teams
Teams is uitgerust met allerlei handige shortcuts. Zo kunt u in het algemene zoekveld (opdrachtvak) die zich bovenaan de app bevindt, diverse commando’s opgeven. Om direct een videogesprek met iemand te starten, typt u ‘/call’. In de Nederlandse versie werkt dit trouwens met ‘/bellen’. Daarna voert u een naam of telefoonnummer van degene(n) in die u wilt uitnodigen en de oproep wordt automatisch gestart.

2. Wie kan ik allemaal uitnodigen?
U kunt uw teamgenoten uitnodigen voor een vergadering door op hun naam te klikken. Soms wilt u ook externen uitnodigen, die dus niet binnen de organisatie werken en wellicht ook geen Teams app geïnstalleerd hebben. Deze personen nodigt u uit door een e-mailadres of telefoonnummer op te geven. Externen hoeven niet per sé Teams te installeren, ze kunnen ook gebruik maken van de browserversie.

3. Hoe kan ik documenten tonen tijdens een vergadering?
Zeker als u gezamenlijk werkt aan een project en bijvoorbeeld de nieuwe vorderingen wilt laten zien, kan het handig zijn om documenten te delen tijdens de vergadering. Klik hiervoor op de deelknop en selecteer het document dat u wilt delen. Standaard vindt u hier de opties ‘Bureaublad’, ‘Venster’, ‘Powerpoint’ en ‘Whiteboard’. Voor andere bestandstypen gebruikt u de optie ‘bladeren’.

4. Hoe kan ik mijn scherm delen tijdens de vergadering?
Wilt u graag uw scherm delen tijdens de vergadering, bijvoorbeeld om uw nieuwste werk te laten zien? Open eerste weer het deelvenster . Selecteer nu het scherm dat u wil delen door op de optie ‘bureaublad’ te klikken. Let wel op: andere deelnemers krijgen nu alles op uw beeldscherm te zien! Vraag uzelf dus altijd af of het wel echt nodig is uw hele hebben en houden te delen, en gebruik liever de optie ‘venster’ om slechts 1 tabblad of document te delen.

5. Hoe kan ik mijn vergadering opnemen?
Een Teams-vergadering opnemen biedt tal van voordelen. Bijvoorbeeld voor collega’s die niet aanwezig waren. Of als verslaglegging van de vergadering, zodat alle deelnemers deze achteraf nog kunnen raadplegen; zo hoeft niemand te notuleren. Het opnemen van de vergadering doet u eenvoudig door op de drie puntjes ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Als organisator krijgt u na de vergadering een e-mail, zodra de video beschikbaar is. Daarna kunt u deze bekijken, bewerken of delen met anderen.

Wilt u ook het maximale uit Teams halen?
Om Microsoft Teams écht te laten integreren in jullie bedrijfsprocessen is het aan te raden om een training te volgen. Zo leert uw team of organisatie om nog effectiever samen te werken. Dat bespaart tijd, energie én u verhoogt de productiviteit van jouw organisatie. Tijdens een Teams training leren wij u graag alle fijne kneepjes. Vraag gerust een training of adviesgesprek aan met een van onze Office 365 specialisten.

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter

Moderne werkplek

Beginners guide voor Microsoft Teams

Onze wereld verandert en de verschuiving naar meer vanuit huis werken en vergaderen zal ook niet zomaar verdwijnen, zelfs niet wanneer Corona eenmaal op z’n retour is. We vergaderen massaal op afstand en daar gebruiken we natuurlijk Microsoft Teams voor.