Moderne werkplek

5 tips voor Microsoft outlook

Outlook stroomlijnt jouw e-mails, agenda, contactpersonen, taken en meer. Alles op één plek en altijd bij de hand. Op kantoor, thuis en onderweg. Met wereldwijd honderden miljoenen gebruikers zijn er vele tips voor Outlook om jouw productiviteit nog verder te boosten. Goed advies slaan we natuurlijk niet in de wind. Daarom geven we vandaag 5 tips voor Outlook om jouw zakelijke communicatie nog makkelijker te maken. 

1. Planningassistent

Een vergadering inplannen met collega’s is toch zo gepiept? Toch blijkt dit in de praktijk een tegenvaller. Vaak gaat er een bulk aan mailverkeer aan vooraf, voordat er eindelijk een geschikt moment is gevonden. Gebruik daarom de handige planningsassistent om een vergadering in te plannen. Maak een gebeurtenis aan in de Outlook Agenda en selecteer collega’s die je wilt uitnodigen voor de meeting. Gebruik nu de tijdkiezer van de planningsassisent en sleep de gebeurtenis over verschillende tijdvakken in jouw Agenda. Wordt het tijdvak groen? Bingo! Iedereen is beschikbaar. Wacht niet te lang met inplannen; tijd is schaars en voor je het weet moet je weer op zoek naar een ander moment!

Tip: wil je ook externen uitnodigen voor een meeting? Gebruik dan de handige Outlook FindTime plug-in!

2. Swipe voorkeuren wijzigen voor mobiele Outlook-app

Naar links of naar rechts swipen is het vaak het verschil tussen wel of niet door naar de volgende ronde. Of zijn we nu in de war met datingapps? Anyway, in de mobiele Outlook-app kun je zelf aangeven welke consequenties er hangen aan naar links of rechts swipen. Open de instellingen en selecteer ‘Swipe-opties’. Kies vervolgens welke voorkeursacties je wilt toewijzen aan naar links en rechts vegen:

  • Markeren als gelezen;
  • Markeren als ongelezen;
  • Verwijderen;
  • Archiveren;
  • Vlag toevoegen;

3. Iemands aandacht vragen met @vermeldingen

Stuur je een e-mail of uitnodiging voor een vergadering naar meerdere collega’s, maar wacht je vooral op een reactie van één bepaald persoon? Gebruik dan de @vermeldingen-functie van Outlook. Typ het ‘@’ symbooltje ergens in de tekst van de e-mail en daarna direct – zonder spatie – de naam van deze persoon. De gelukkige wordt nu heerlijk in het zonnetje gezet. Dat wordt zichtbaar op verschillende manieren:

  • De naam krijgt een felle kleur in het tekstgedeelte (of in de uitnodiging voor een vergadering);
  • Ook verschijnt deze naam automatisch in het ‘aan’ vak van het e-mailbericht;
  • De ontvanger die is uitgelicht ziet naast het berichtonderwerp in Postvak IN het ‘@’ symbool. Geen ontkomen meer aan dus.

4. Reizen naar een ver oord? Stel een tweede tijdzone in!

Werk je veel samen met externe partijen die de zon eerder of later zien opkomen? Of ga je straks – als Corona het weer een beetje toelaat – op zakenreis naar een andere tijdzone? Stel dan een tweede tijdzone in. Open je Outlook Agenda, ga naar ‘instellingen’ en kies voor ‘tijdzone wijzigen’. Maak hier een tweede tijdzone aan en de rest is geschiedenis. Voortaan heb je meer zicht op het dag- en nachtritme van de andere tijdzone. Handig als je op reis gaat. Zo loopt jouw Outlook Agenda meteen synchroon met de nieuwe klok als je aankomt. Ook toon je misschien meer begrip voor collega’s en externen die in het buitenland vertoeven en niet direct op e-mails reageren. Waarschijnlijk is het daar slumbertime.

Gebruik je de desktopversie van Outlook? Dan vind je de instellingen voor tijdzones via ‘Bestand > Opties > Agenda’.

5. Dicteerfunctie (Spraak-naar-tekst)

Voor jouw vingers voelt een toetsenbord waarschijnlijk net zo vertrouwd aan als de structuur van een boterham.  Toch kan een beetje afwisseling geen kwaad. Leg het toetsenbord even opzij en ontdek de dicteerfunctie van Outlook. Om deze handige spraak-naar-tekst functie te gebruiken heb je alleen een microfoon en een stabiele internetverbinding nodig. En je eigen stem natuurlijk. Of die van iemand anders als je de luxe hebt deze handeling te delegeren. De dicteerfunctie ondersteunt en herkent dus ook de Nederlandse taal.

Zo werkt het

Maak een ‘nieuw e-mailbericht aan en ga naar ‘Bericht > Dicteren’. Wacht tot de rode microfoonknop verschijnt. Klik erop en begin met dicteren. Vertel je verhaal en spreek leestekens en interpuncties gewoon uit, bijvoorbeeld ‘punt’ of ‘komma’. Na een punt begint het volgende woord automatisch met een hoofdletter. Nieuwe alinea? Spreek dit verlangen uit en it shall be done. 

Hieronder volgen enkele handige spraakcommando’s, mocht jouw verhaal niet in een keer feilloos op het scherm verschijnen. 

  • Woord verwijderen -> verwijder [woord] (het daadwerkelijke woord welteverstaan); 
  • Cursor verplaatsen achter laatst opgegeven woord/teken -> ga achter [woord] staan of ga naar het einde van alinea; 
  • Terug naar vorige woord/alinea -> ga terug naar het vorige woord of ga omhoog naar de vorige alinea; 
  • Terug naar begin woord/eerste teken voor woord -> naar het begin van het woord gaan. 
    Cursor verplaatsen naar begin eenheid tekst -> ‘ga ervoor staan’ of ‘ga naar begin van alinea’.

Heb je nog vragen voor ons? Aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met onze specialisten.

Auteur

Lynn Koppei

Marketing & Communicatie bij Unilogic

Laat een reactie achter